Als Beispiel dient ein Betrieb mit zehn Leuten, zwei davon im Büro, Gewerk egal. Er will drei Dinge: Angebote und Rechnungen aus einem System, Zeiterfassung per App, Einsatzplan auf jedem Handy. Das ist das häufigste Paket, das wir sehen. Alle Zahlen sind gerundete Beispielwerte, keine Preisliste.
Die fünf Kostenblöcke
1. Software-Lizenzen
Handwerkersoftware kostet heute fast immer monatlich, pro Nutzer. Für Büroarbeitsplätze mit vollem Funktionsumfang liegen die Preise meist zwischen 30 und 90 Euro pro Nutzer und Monat, für Monteure mit App-Zugang deutlich darunter. Für unseren Beispielbetrieb: zwei Bürolizenzen, acht App-Nutzer, grob 250 bis 400 Euro im Monat. Im Jahr 3.000 bis 5.000 Euro.
2. Einrichtung
Der Posten, der im Prospekt fehlt. Kundendaten aus Excel übernehmen, Leistungskatalog anlegen, Vorlagen gestalten, Schnittstelle zum Steuerberater, Baustellen anlegen, Rechte vergeben. Wer das selbst macht, braucht 40 bis 80 Stunden, verteilt über Monate. Wer es machen lässt, zahlt je nach Umfang 2.000 bis 6.000 Euro. Dafür ist es in zwei bis vier Wochen fertig.
3. Schulung
Zwei Stunden für die Monteure, ein halber Tag fürs Büro. Dazu die Stunden, in denen das Team langsamer ist, weil alles neu ist. Rechnen Sie für zehn Leute mit 30 bis 40 Arbeitsstunden, die in den ersten Wochen draufgehen. Bei 55 Euro interner Stundensatz etwa 2.000 Euro, die Sie nicht überweisen, aber trotzdem bezahlen.
4. Hardware
Oft unterschätzt, selten teuer. Ein brauchbares Tablet fürs Aufmaß, Handys für die, die keins haben, vielleicht ein Drucker für Lieferscheine im Auto. 500 bis 2.000 Euro, einmalig.
5. Betreuung danach
Nach der Einführung kommen Fragen. Ein neuer Mitarbeiter, eine neue Rechnungsart, ein Update, das etwas verschiebt. Entweder jemand im Betrieb kümmert sich, oder ein Dienstleister. Mit 50 bis 200 Euro im Monat sind Sie dabei, je nachdem, wie viel Sie selbst machen.
Die Rechnung für das erste Jahr
| Posten | Selbst gemacht | Machen lassen |
|---|---|---|
| Lizenzen | 4.000 € | 4.000 € |
| Einrichtung | 60 Std. Eigenzeit, ca. 3.300 € | 4.000 € |
| Schulung und Anlaufzeit | ca. 2.000 € | ca. 2.000 € |
| Hardware | 1.200 € | 1.200 € |
| Betreuung | Eigenzeit, schwer zu beziffern | 1.200 € |
| Summe erstes Jahr | ca. 10.500 €, davon 5.300 € eigene Zeit | ca. 12.400 € |
Ab dem zweiten Jahr bleiben Lizenzen und Betreuung, also 4.000 bis 5.500 Euro pro Jahr.
Und die Förderung
Der Digitalbonus BayernRatgeber übernimmt bis zu 50 Prozent der förderfähigen Kosten, bis 7.500 Euro im Standard. Förderfähig sind Einrichtung, Schulung durch Dritte, Hardware und Lizenzen für die Einführung. Nicht förderfähig: Ihre eigene Zeit. Das verschiebt die Rechnung: Wer machen lässt, bekommt auf 7.200 Euro Einrichtung, Schulung und Hardware bis zu 3.600 Euro zurück. Wer selbst macht, bekommt auf seine Abende nichts.
Ab wann rechnet es sich
Jetzt die andere Seite. Unser Beispielbetrieb hat heute etwa 20 Stunden Büroarbeit pro Woche. Erfahrungsgemäß lassen sich mit den drei Maßnahmen 25 bis 35 Prozent davon einsparen, also fünf bis sieben Stunden pro Woche. Bei 55 Euro und 45 Wochen sind das 12.000 bis 17.000 Euro im Jahr. Dazu die Stunden, die bisher nicht auf Rechnungen standen, und die Angebote, die schneller rausgehen.
Die Investition im ersten Jahr ist nach acht bis zwölf Monaten wieder drin. Ab dem zweiten Jahr bleibt der Großteil der Ersparnis. Das gilt allerdings nur, wenn die Einführung gelingt. Eine Software, die nach drei Monaten keiner benutzt, kostet das Gleiche und bringt nichts.
Die günstigere Variante auf dem Papier. In der Praxis zieht sich die Einrichtung über Monate, der Katalog bleibt halb fertig, und das Team benutzt die App nicht, weil niemand nachhält. Dann war die eigene Zeit teurer als jeder Dienstleister.
Erst der Check, ab 800 Euro, ein Tag im Betrieb. Danach wissen Sie, welche der drei Maßnahmen bei Ihnen am meisten bringt und was sie kostet, als fester Preis. Vielleicht reicht eine. Umsetzung zum Festpreis oder als Monatsrate über zwölf Monate mit Betreuung inklusive.
Zum Clever Werk CheckDrei Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen sollten
- Was kostet die Einrichtung, und was genau ist darin enthalten? Datenübernahme? Katalog? Schulung?
- Was passiert mit meinen Daten, wenn ich kündige? Bekomme ich sie in einem Format, das ein anderes System lesen kann?
- Wer ist nach der Einführung mein Ansprechpartner, und was kostet eine Stunde Hilfe?
Wer auf alle drei eine klare Antwort bekommt, hat einen seriösen Anbieter vor sich.
