Papier ist nicht das Problem. Das Problem ist, dass jeder Zettel mindestens zweimal angefasst wird: einmal beim Schreiben, einmal beim Abtippen. Oft dreimal, wenn er gesucht werden muss. Hier die zwölf üblichen Verdächtigen, sortiert danach, wie leicht sie sich ersetzen lassen.
Sofort ersetzbar: die ersten vier
1. Der Stundenzettel
Wird am Freitag aus dem Gedächtnis ausgefüllt, am Monatsende abgetippt und stimmt selten. Ersatz: Zeiterfassung per App, Start und Stopp pro Baustelle. Wie die Einführung gelingt, steht im Artikel zur Zeiterfassung im Handwerk.
2. Der Tankbeleg und der Baumarktbon
Liegt im Auto, in der Jacke, im Handschuhfach. Ersatz: Foto mit der Belege-App in dem Moment, in dem er entsteht. Zuordnung zum Projekt gleich mit.
3. Der Einsatzplan an der Pinnwand
Wird montags geschrieben und dienstags per Anruf geändert, ohne dass die Pinnwand davon erfährt. Ersatz: gemeinsamer Kalender auf jedem Handy. Änderung einmal eintragen, alle sehen sie.
4. Der Rückruf-Zettel neben dem Telefon
„Herr Maier, wegen Heizung, Nummer siehe Display.“ Das Display ist längst weiter. Ersatz: Anrufliste, in die jeder Anruf mit Name, Nummer und Anliegen eingetragen wird, von Hand oder durch einen Telefonassistenten.
Ersetzbar mit etwas Vorbereitung: die nächsten fünf
5. Das Aufmaßblatt
Maße auf Papier, Skizze daneben, Fotos auf dem Handy. Abends alles zusammensetzen. Ersatz: Aufmaß-App auf dem Tablet, die Maße, Fotos und Positionen in einem Dokument sammelt und direkt ins Angebot übergibt.
6. Der Regiebericht
Stunden, Material, Unterschrift des Kunden auf Durchschlagpapier. Der Durchschlag ist nicht lesbar, das Original verschwindet. Ersatz: Regiebericht auf dem Tablet, Kunde unterschreibt mit dem Finger, PDF geht sofort per Mail an Kunde und Büro.
7. Der Lieferschein
Kommt mit dem Material, soll zur Rechnung passen, liegt aber auf der Baustelle. Ersatz: Foto bei Anlieferung, Zuordnung zur Baustelle. Viele Großhändler liefern Lieferscheine inzwischen digital, fragen Sie danach.
8. Das Abnahmeprotokoll
Wichtigstes Dokument bei Streit, am schlechtesten archiviert. Ersatz: Vorlage auf dem Tablet, mit Fotos, Mängelliste und Unterschrift. Liegt danach beim Auftrag, nicht im Ordner.
9. Die Materialliste für den Großhändler
Handgeschrieben, am Tresen vorgelesen oder abfotografiert. Ersatz: Bestellung aus der Software, mit Artikelnummern, oft direkt in den Shop des Händlers.
Bleiben auf Papier, zumindest vorerst: die letzten drei
- 10. Unterschriebene Verträge und Bürgschaften. Digital möglich, aber bei vielen Auftraggebern noch nicht üblich. Scannen Sie sie, bewahren Sie das Original auf.
- 11. Prüfprotokolle mit Vorgaben zur Form. Je nach Gewerk gibt es Vorgaben, wie Protokolle auszusehen haben. Prüfen Sie, ob Ihre Innung eine digitale Variante anerkennt.
- 12. Der Notizblock des Chefs. Den nehmen wir niemandem weg. Wichtig ist nur, dass das, was darauf steht, am Abend in ein System kommt.
Womit anfangen
Nicht mit dem, was am meisten nervt, sondern mit dem, was am meisten kostet. Das ist fast immer der Stundenzettel, weil er Geld doppelt kostet: in Bürozeit und in Stunden, die nie auf einer Rechnung landen. Danach der Regiebericht, weil er direkt Umsatz ist. Dann der Rest.
Zählen Sie eine Woche lang mit: Wie oft wird ein Zettel gesucht? Die Zahl überrascht jeden Chef.
Für jeden Zettel eine App oder eine Vorlage finden, prüfen, ob sie zusammenpassen, Team einweisen, Altbestand digitalisieren. Neun Zettel, neun kleine Projekte. Die meisten Betriebe schaffen zwei oder drei und bleiben dann stecken, weil die Werkzeuge nicht miteinander reden.
Im Check verfolgen wir jeden Zettel von der Baustelle bis in den Ordner und messen, was er kostet. Dann schlagen wir vor, welche drei zuerst verschwinden und mit welchem Werkzeug, so dass es ein System bleibt und nicht neun Apps. Fester Preis pro Maßnahme.
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