Einsatzplanung per Zuruf funktioniert bis etwa vier Leute. Danach entstehen jeden Tag Rückfragen: „Wo soll ich hin?“, „Ist das Material da?“, „Wer hat den Schlüssel?“ Jede Rückfrage kostet den Chef zwei Minuten und den Monteur zehn, weil er wartet. Bei acht Leuten und fünf Rückfragen pro Tag sind das über eine Stunde am Tag, die niemand bezahlt.
Warum die Pinnwand und die WhatsApp-Gruppe nicht reichen
Die Pinnwand ist richtig, bis sich etwas ändert. Dann ändert es sich im Kopf des Chefs und am Telefon, aber nicht an der Wand. Die WhatsApp-Gruppe ist schneller, hat aber kein Gedächtnis: Die Änderung von Dienstag ist am Mittwoch unter 40 Nachrichten begraben, und wer krank war, findet sie nie. Dazu kommt, dass Kundendaten in WhatsApp datenschutzrechtlich ein Problem sind.
Was ein Einsatzplan können muss
- Ein Plan für alle. Der Chef trägt ein, jeder sieht auf dem Handy seinen Tag und seine Woche. Änderung an einer Stelle, überall sichtbar.
- Baustelle mit allem dran. Adresse mit Navigation, Ansprechpartner mit Nummer, was zu tun ist, welches Material, Fotos vom Aufmaß. Der Monteur braucht morgens nicht ins Büro.
- Verknüpft mit Stunden und Rechnung. Wer am Einsatz die Zeit startet, hat die Stunden auf der richtigen Baustelle. Die Rechnung entsteht aus dem Einsatz, nicht aus dem Gedächtnis.
- Offline lesbar. Der Plan muss auch ohne Netz auf dem Handy sein.
- Kundentermin automatisch bestätigt. Kunde bekommt eine SMS oder Mail: „Wir kommen Donnerstag zwischen 8 und 10.“ Spart Anrufe und verhindert Fehlfahrten.
Die Einführung in vier Wochen
Woche 1: Baustellen und Leute anlegen
Alle laufenden Aufträge als Baustellen ins System, mit Adresse und Ansprechpartner. Alle Mitarbeiter mit Handy-Zugang. Das ist ein Nachmittag Arbeit, wenn die Daten aus der Handwerkersoftware kommen, und zwei Tage, wenn sie aus dem Kopf kommen.
Woche 2: Der Chef plant nur noch digital
Die Pinnwand bleibt noch hängen, wird aber nicht mehr beschrieben. Der Chef plant im System, das Team schaut noch auf die Wand. Am Ende der Woche sieht jeder, dass die Wand veraltet ist und das Handy stimmt.
Woche 3: Die Wand kommt ab
Ab jetzt gilt nur das Handy. Wer morgens fragt, wohin er soll, wird aufs Handy verwiesen. Das ist hart, aber nach drei Tagen fragt niemand mehr.
Woche 4: Stunden und Rückmeldung dazu
Jetzt kommt der zweite Nutzen: Am Einsatz wird die Zeit gestartet, Fotos und Notizen landen am Auftrag, der Monteur meldet „fertig“ oder „Nacharbeit nötig“. Das Büro sieht abends, was passiert ist, ohne herumzutelefonieren.
Planen Sie nie den ganzen Tag voll. Zwei Stunden Puffer am Nachmittag fangen Notfälle ab, ohne dass der Plan für alle kippt.
Werkzeug auswählen, das zur vorhandenen Software passt, Baustellen und Mitarbeiter anlegen, Terminbestätigung einrichten, Team umstellen, vier Wochen dranbleiben. Der schwierige Teil ist nicht die Technik, sondern Woche 3. Viele Chefs hängen die Wand wieder auf, wenn der erste Monteur murrt.
Im Check sehen wir, wie Ihre Planung heute läuft und welche Software Sie schon haben. Oft steckt ein Einsatzplan schon drin und ist nur nicht eingerichtet. Wir legen Baustellen und Team an, richten Bestätigungen ein und begleiten die vier Wochen. Festpreis, Sie sehen ihn vorher.
Zum Clever Werk CheckWas sich nach einem Monat ändert
Der Morgen im Hof dauert fünf Minuten statt zwanzig. Der Chef telefoniert weniger und plant mehr. Kunden bekommen Bestätigungen und sind da, wenn der Monteur kommt. Und wer krank war, weiß am ersten Tag zurück, wohin er fährt, ohne jemanden zu fragen.
