Vom ersten Anruf zum unterschriebenen Angebot in 48 Stunden.

Fragen Sie Kunden, warum sie einen Betrieb beauftragt haben, kommt selten „der war am günstigsten“. Viel öfter: „Der hat sich als Erster gemeldet.“ Bei Privatkunden entscheidet sich ein Auftrag oft in den ersten drei Tagen nach der Anfrage. Wer da noch kein Angebot geschickt hat, spielt nicht mehr mit.

Die meisten Betriebe wissen das. Trotzdem dauert ein Angebot im Schnitt sieben bis zehn Tage. Nicht aus Faulheit, sondern weil das Angebot abends geschrieben wird, nach der Baustelle, mit Zetteln vom Aufmaß und Preisen aus dem Kopf.

Der 48-Stunden-Ablauf in fünf Schritten

Stunde 0: Der Anruf landet nicht auf der Mailbox

Alles beginnt damit, dass die Anfrage überhaupt ankommt. Wer auf der Leiter steht, kann nicht ans Telefon. Eine Mailbox ruft kaum jemand zurück an, weil die Hälfte der Anrufer nichts draufspricht. Ein Telefonassistent, der den Namen, das Anliegen und die Rückrufnummer aufnimmt, löst das. Oder, ganz klassisch, eine Person im Büro, die abnimmt. Hauptsache, die Anfrage steht am Abend mit Namen und Nummer in einer Liste.

Stunde 2: Rückruf mit drei Fragen

Rufen Sie am selben Tag zurück. Nicht, um alles zu klären, sondern um drei Dinge zu erfahren: Was genau soll gemacht werden? Bis wann? Gibt es Fotos? Viele Anfragen lassen sich nach Fotos und einem Telefonat schon grob bepreisen. Ein Richtwert am Telefon, „das liegt erfahrungsgemäß zwischen 2.000 und 3.000 Euro“, sortiert außerdem die Kunden aus, die etwas anderes erwartet haben.

Stunde 24: Aufmaß mit dem Tablet, nicht mit dem Zettel

Beim Termin vor Ort entsteht der größte Zeitverlust: Maße auf Papier, Fotos auf dem Handy, Notizen im Kopf. Abends muss das alles zusammengesetzt werden. Wer stattdessen mit einer Aufmaß-App arbeitet, hat am Ende des Termins Maße, Fotos und Positionen in einem Dokument. Noch besser: Wer einen Leistungskatalog hinterlegt hat, tippt beim Kunden schon die Positionen an.

Stunde 30: Angebot aus dem Katalog

Hier liegt der eigentliche Hebel. Ein Leistungskatalog ist eine Liste Ihrer typischen Leistungen mit Preis: „Steckdose setzen, Aufputz“, „Heizkörper tauschen bis 1.000 Watt“, „Wand spachteln und streichen, pro Quadratmeter“. Einmal angelegt, besteht ein Angebot aus Anklicken und Mengen eintragen. Kein Suchen nach dem letzten ähnlichen Angebot, kein Kopfrechnen.

• 80 Prozent Ihrer Angebote bestehen aus 20 Prozent Ihrer Leistungen. Fangen Sie mit diesen 20 Prozent an, der Rest kommt mit der Zeit.
• Hinterlegen Sie Material und Zeit getrennt. Dann stimmt der Preis auch, wenn der Großhändler teurer wird.
• Textbausteine für Vorbemerkungen, Zahlungsbedingungen und Ausschlüsse gehören in die Vorlage, nicht in Ihren Kopf.

Stunde 48: Versand und Nachfassen

Das Angebot geht als PDF per Mail raus, mit einer Zeile, die eine Frage stellt: „Passt der Umfang so, oder sollen wir etwas anpassen?“ Drei Tage später ruft jemand an. Nicht drängeln, nachfragen. Betriebe, die konsequent nachfassen, gewinnen erfahrungsgemäß deutlich mehr Angebote als Betriebe, die warten. Eine Erinnerung im Kalender reicht, die Software kann sie automatisch setzen.

Was das in Zahlen heißt

Beispielrechnung für einen Betrieb mit vier Angeboten pro Woche: Heute dauert jedes Angebot etwa 90 Minuten, das sind sechs Stunden pro Woche. Mit Katalog und Vorlage dauert es 25 Minuten, also gut anderthalb Stunden. Vier Stunden gespart, jede Woche. Dazu kommt, was schwerer zu rechnen ist: die Aufträge, die Sie gewinnen, weil Ihr Angebot zuerst da war.

Zwei Fehler, die alles kaputt machen

• Den Katalog zu genau wollen. Wer jede Variante abbilden will, wird nie fertig. Grob anfangen, im Alltag verfeinern.
• Das Angebot weiter am Abend schreiben. Der ganze Ablauf funktioniert nur, wenn Aufmaß und Angebot am selben Tag passieren, am besten noch beim Kunden oder direkt danach im Auto.