Für jedes Beispiel steht dabei: Ausgangslage, was geändert wurde, wie viel Aufwand das war und was es bringt. Interner Stundensatz überall 55 Euro, 45 Arbeitswochen im Jahr. So können Sie die Zahlen auf Ihren Betrieb übertragen.
1. Elektriker, 3 Leute: Der Chef geht nicht mehr ans Telefon
Ausgangslage: Der Chef ist Monteur und Büro in einer Person. Das Handy klingelt auf der Baustelle, Anrufe gehen verloren, abends werden drei zurückgerufen, zwei nicht mehr erreicht. Änderung: Telefonassistent nimmt an, trägt Rückrufe mit Anliegen in eine Liste. Der Chef ruft in der Mittagspause und um 17 Uhr zurück. Aufwand: Einrichtung an einem Nachmittag, eine Woche Feinjustierung. Ergebnis: Etwa zwei zusätzliche Anfragen pro Woche, die vorher weggelegt hätten. Eine davon wird ein Auftrag.
2. Malerbetrieb, 5 Leute: Angebote in 20 Minuten
Ausgangslage: Angebote werden abends in Word geschrieben, Preise aus alten Angeboten kopiert, Dauer rund eine Stunde, vier Angebote pro Woche. Änderung: Leistungskatalog mit 80 Positionen, Aufmaß auf dem Tablet, Angebot noch beim Kunden oder im Auto. Aufwand: Katalog anlegen zwei Tage, Einführung zwei Wochen. Ergebnis: Angebot in 20 Minuten, am selben Tag beim Kunden. Gut 2,5 Stunden pro Woche gespart, im Jahr rund 6.000 Euro. Dazu mehr Zusagen, weil das Angebot zuerst da ist.
3. SHK-Betrieb, 8 Leute: Stunden auf die Rechnung
Ausgangslage: Stundenzettel auf Papier, am Monatsende zwei Abende Abtippen, geschätzt fünf Prozent der Stunden tauchen auf keiner Rechnung auf. Änderung: Zeiterfassung per App pro Baustelle, Übergabe an Rechnung und Lohnbüro. Aufwand: Einrichtung eine Woche, Probelauf zwei Wochen, Stichtag. Ergebnis: Monatsende in 30 Minuten. Fünf Prozent von rund 10.000 abrechenbaren Stunden im Jahr sind 500 Stunden, die jetzt auf Rechnungen stehen. Das ist der größte Posten in dieser Liste.
4. Schreinerei, 6 Leute: Belege statt Schuhkarton
Ausgangslage: Belege im Schuhkarton, Steuerberater bekommt monatlich einen Ordner, stellt zwanzig Rückfragen. Änderung: Belege-App auf jedem Handy, Steuerberater hat Zugriff. Aufwand: Ein Nachmittag Einrichtung, ein Gespräch mit der Kanzlei. Ergebnis: Etwa eine Stunde pro Woche gespart, Rückfragen gegen null. Die Kanzlei hat das Honorar leicht gesenkt, weil weniger Arbeit anfällt.
5. Dachdecker, 12 Leute: Einsatzplan auf dem Handy
Ausgangslage: Plan an der Pinnwand, Änderungen per Anruf, jeden Morgen 20 Minuten Klärung im Hof, Fehlfahrten zweimal pro Woche. Änderung: Einsatzplan in der vorhandenen Handwerkersoftware aktiviert, Baustellen mit Adresse, Material und Fotos, Terminbestätigung an Kunden. Aufwand: Baustellen anlegen zwei Tage, Umstellung vier Wochen. Ergebnis: Morgenrunde fünf Minuten. Zwölf Leute mal 15 Minuten pro Tag sind drei Stunden täglich, über 600 Stunden im Jahr. Fehlfahrten selten.
6. Fliesenleger, 4 Leute: Regiebericht mit Unterschrift
Ausgangslage: Regieberichte auf Durchschlagpapier, oft unleserlich, bei Streit nicht auffindbar. Zwei bis drei Rechnungen pro Jahr werden gekürzt, weil der Nachweis fehlt. Änderung: Regiebericht auf dem Tablet mit Fotos und Unterschrift des Kunden, PDF sofort per Mail. Aufwand: Vorlage einrichten ein Tag. Ergebnis: Keine gekürzten Rechnungen mehr, pro Jahr mehrere tausend Euro. Und der Kunde hat am selben Tag sein Protokoll.
7. Metallbau, 25 Leute: Ein System statt vier
Ausgangslage: Angebote in einem Programm, Zeiten in einem zweiten, Kalender in einem dritten, Rechnungen im vierten. Zwei Bürokräfte tippen Daten von einem ins andere. Änderung: Nach einer Analyse der Abläufe Zusammenführung auf eine Handwerkersoftware mit Schnittstellen zu Steuerberater und Großhändler. Aufwand: Das einzige echte Projekt in dieser Liste: drei Monate mit Datenübernahme, Katalog, Schulung und Stichtag. Ergebnis: Eine Bürokraft arbeitet jetzt im Vertrieb statt in der Datenübertragung. Rund 15 Stunden pro Woche, über 35.000 Euro im Jahr. Gefördert über den Digitalbonus.
Was die sieben gemeinsam haben
- Keiner hat „digitalisiert“. Jeder hat einen Ablauf geändert, der jeden Tag Zeit gekostet hat.
- Sechs von sieben waren in unter einem Monat erledigt. Nur das letzte war ein Projekt.
- Der größte Gewinn war fast nie die Bürozeit, sondern das, was vorher verloren ging: Stunden, Anfragen, Nachweise.
- Bei fünf von sieben steckte die Lösung schon in der vorhandenen Software und war nur nicht eingerichtet.
Sie können jedes dieser Beispiele allein umsetzen. Die Schwierigkeit ist nicht das Wie, sondern das Welches: Welcher Ablauf kostet in Ihrem Betrieb am meisten? Wer rät, fängt oft beim falschen an und verliert die Lust.
Dafür gibt es den Check. Ein Tag in Ihrem Betrieb, danach wissen Sie, welches dieser Beispiele Ihres ist und was die Umsetzung kostet. Ab 800 Euro, mit Bericht binnen fünf Werktagen und festen Preisen für jede Maßnahme.
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